Qué pasa si no se depositan las cuentas anuales

Toda sociedad de capital, limitada o anónima, tiene que depositar cada año sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de su domicilio. No basta con hacerlas ni con aprobarlas: el depósito es lo que las hace públicas y lo que cualquiera, un banco, un proveedor o un juez, puede consultar después.

La obligación es del órgano de administración. Las sanciones recaen sobre la sociedad, pero quien incumplió es el administrador, y eso pesa si algún día se le piden cuentas por cómo gestionó.

Si las cuentas no se depositan en plazo, el Registro Mercantil deja de inscribir documentos de esa sociedad mientras el incumplimiento continúe. Es el llamado cierre registral, y suele descubrirse en el peor momento: cuando hay que inscribir un nuevo administrador, una ampliación de capital, un cambio de domicilio o unos poderes para firmar una operación.

La ley deja fuera del cierre unos pocos actos: el cese o la dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores, y lo que ordene un juez o una autoridad administrativa. Es decir, un administrador puede inscribir su salida aunque la sociedad no haya depositado; lo explicamos en la dimisión del administrador.

El cierre se levanta depositando las cuentas pendientes.

Además del cierre, la Ley de Sociedades de Capital prevé multas a la sociedad por no depositar, que impone el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas tras un procedimiento sancionador. La cuantía se gradúa según el tamaño de la sociedad, se calcula por cada año de retraso y tiene un límite más alto para las sociedades con más facturación.

Si las cuentas se depositan antes de que se abra ese procedimiento, la ley manda imponer la sanción en su grado mínimo y reducida a la mitad. Regularizar pronto, por tanto, también tiene premio en esto.

La consecuencia más seria no llega hasta que las cosas van mal. Si la sociedad entra en concurso, el Texto Refundido de la Ley Concursal presume, salvo prueba en contrario, que hubo dolo o culpa grave cuando el deudor obligado a llevar contabilidad no formuló las cuentas, no las sometió a auditoría debiendo hacerlo o, una vez aprobadas, no las depositó en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

Esa presunción empuja hacia el concurso culpable, que puede acabar con el administrador inhabilitado y, si su conducta generó o agravó la insolvencia, cubriendo con su patrimonio parte de lo que no se pague a los acreedores. Lo que se presume se puede discutir, pero hay que probar lo contrario, y sin cuentas eso es difícil.

Fuera del concurso, la falta de cuentas también complica la defensa del administrador al que se reclaman deudas sociales. La ley presume que las deudas reclamadas son posteriores a la causa de disolución salvo que el administrador demuestre lo contrario, y sin balances depositados es mucho más difícil fechar cuándo empezaron las pérdidas.

Hay efectos que no están en ninguna sanción. Un banco, un proveedor que da crédito o un posible comprador miran las cuentas depositadas antes de decidir, y una sociedad sin cuentas en el registro despierta desconfianza. Y los socios tienen derecho a que se les sometan las cuentas en junta: no hacerlo es una fuente habitual de conflicto entre ellos.

Lo primero que conviene mirar es si, además de cuentas atrasadas, hay pérdidas que obliguen a actuar: lo explicamos en disolución por pérdidas y, con todos los supuestos en que responde el administrador, en responsabilidad de administradores. Si está pensando en dejar el cargo, lea antes la dimisión del administrador, y si la sociedad es nueva, qué cambia entre una S.L. y ser autónomo.

Si quiere que lo revisemos con usted, escríbanos con las últimas cuentas depositadas y un balance actual: le decimos qué plazos corren y por dónde empezar. Y si la sociedad ya no puede pagar sus deudas, lo que procede está en nuestra web de concurso de acreedores.