Cómo proteger su empresa de impagos y conflictos

Es lo que se ve desde este lado de la mesa. Los asuntos que más cuestan —un socio que bloquea la sociedad, un cliente que debe seis meses, un distribuidor que se lleva la cartera— casi siempre tienen detrás un documento que no se firmó o que se firmó sin leerlo.

Esta es la lista corta de lo que conviene tener hecho antes de necesitarlo.

Un impago se gana o se pierde, muchas veces, antes de que exista. Cuando el cliente deja de pagar, lo que decide si se cobra es lo que se dejó firmado y lo que se miró antes de darle crédito.

Antes de vender a plazo a un cliente nuevo se puede consultar en el Registro Mercantil si deposita sus cuentas y qué dicen. Una sociedad que lleva años sin depositarlas, o con fondos propios negativos, es una señal. Y conviene fijarle un límite de crédito y no superarlo por inercia.

En la venta, las condiciones generales deben estar aceptadas antes del pedido, no impresas al dorso de la factura cuando la mercancía ya salió. Entre empresas, la Ley 3/2004 de morosidad fija un plazo máximo de pago de sesenta días naturales que el contrato no puede superar, da derecho a intereses de demora y a una cantidad fija por costes de cobro, y reconoce la reserva de dominio si se pactó expresamente antes de la entrega. Todo eso funciona mejor si está escrito. Y si el cliente puede darle un pagaré, pídalo: si no se paga, abre una vía de reclamación más directa.

El pacto de socios se firma bien cuando nadie lo necesita. Tiene que resolver lo que hoy parece improbable: qué pasa si uno quiere salir, cómo se valoran sus participaciones, qué ocurre si uno deja de trabajar en la empresa, cómo se desbloquea una votación empatada y quién puede vender a terceros y en qué condiciones.

Los estatutos son la otra mitad. Muchos se firman de plantilla al constituir y nadie vuelve a mirarlos. Conviene revisar las mayorías, el régimen de transmisión de participaciones y la retribución del administrador, porque en un conflicto los estatutos se aplican tal como están inscritos, no como se recuerda que se acordó.

Quien administra la sociedad tiene su propio frente. Formular las cuentas en los tres meses siguientes al cierre, aprobarlas en junta en los seis primeros meses del ejercicio y depositarlas en el Registro Mercantil en el mes siguiente a la aprobación no es burocracia: es el rastro de que se administró con diligencia, y lo primero que se pide si algo va mal. Lo explicamos en qué pasa si no se depositan las cuentas anuales.

Y hay que vigilar una cifra: el patrimonio neto. Si las pérdidas lo dejan por debajo de la mitad del capital, corre un plazo de dos meses para convocar la junta, y no hacerlo puede hacer al administrador responsable de las deudas posteriores. Está en disolución por pérdidas y, con todos los supuestos, en responsabilidad de administradores.

Esta lista es para antes. Si el impago, el conflicto o la reclamación ya están aquí, cada asunto tiene su camino: el primer paso de una reclamación suele ser un burofax bien redactado, y lo que hacemos en cada área está en abogado mercantil para empresas.

Si quiere hacer la revisión con nosotros, escríbanos con los estatutos, el pacto y los contratos principales: le decimos por dónde empezar. Para cada frente concreto, nuestras webs especializadas lo cuentan con más detalle.