Los libros que nadie mira hasta que hacen falta
Una sociedad limitada tiene que llevar unos libros contables y unos libros societarios. Los primeros los suele llevar la gestoría. Los segundos se olvidan con frecuencia, y son precisamente los que se piden cuando hay un conflicto entre socios, una compraventa de la empresa o una inspección: quién es socio, qué se acordó y cuándo.
Los libros de una sociedad limitada
Cómo y cuándo se legalizan
Desde la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores, los libros se llevan en formato electrónico y se legalizan por vía telemática en el Registro Mercantil, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Con ejercicio natural, hasta el treinta de abril.
Se legalizan cada año, con lo anotado durante el ejercicio. El libro registro de socios, en cambio, solo se presenta los años en que ha habido cambios en la titularidad de las participaciones o en los derechos sobre ellas.
Por qué importa el libro registro de socios
En una sociedad limitada no hay títulos como las acciones de una anónima. La prueba de quién es socio está en la escritura de adquisición y en el libro registro de socios, que lleva el órgano de administración. Cualquier socio puede consultarlo, y la ley da a los socios y a los titulares de derechos sobre las participaciones el derecho a obtener certificación de lo que consta a su nombre.
Si el libro no está al día, una compraventa se complica: el comprador quiere ver la cadena de titulares, y la revisión previa empieza justo ahí. Lo contamos en compraventa de empresas. Y en un conflicto entre socios, saber quién puede votar en la junta depende de lo que diga el libro.
El libro de actas, la memoria de la sociedad
Las actas recogen lo que se decidió y cómo. Una junta sin acta es una junta que, años después, nadie puede probar. Y muchos trámites del registro, como inscribir un nombramiento o una ampliación de capital, necesitan una certificación de lo que consta en el acta. Lo que hay que mirar al convocar y documentar la junta está en cómo convocar la junta general.
Errores típicos
Si sus libros no están al día
Es más frecuente de lo que parece y tiene arreglo. Le ayudamos a reconstruir las actas que falten y el libro registro de socios a partir de las escrituras, y a ordenar las legalizaciones pendientes. Si la sociedad tiene además cuentas sin depositar, lea qué pasa si no se depositan las cuentas anuales, y si busca alguien que vigile este calendario por usted, asesoría jurídica para empresas. Para su caso, escríbanos.
Preguntas sobre los libros de una sociedad
¿Qué libros tiene que legalizar una S.L.?
Los de actas, el registro de socios cuando hay cambios, el de contratos del socio único si es unipersonal, y los contables.
¿Cuándo se legalizan los libros?
Por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
¿Se pueden legalizar en papel?
No. Desde la Ley 14/2013 se llevan en formato electrónico y se presentan por vía telemática.
¿Quién lleva el libro registro de socios?
El órgano de administración de la sociedad. Cualquier socio puede consultarlo.
¿Qué pasa si no se llevan los libros?
Se pierde la prueba de lo acordado y de quién es socio, y en un concurso la contabilidad irregular perjudica al administrador.